Iscriviti alla newsletter

A causa di problemi tecnici alcune pagine del sito potrebbero, al momento non essere visualizzate correttamente. Ci scusiamo per l'inconveniente che stiamo cercando di risolvere in tempi rapidi. Grazie.

• Economia aziendale

• Contabilità e bilancio

• Fisco

• Organizzazione aziendale

• Finanza

• Marketing

• Gestione

• Diritto commerciale

• Lavoro

• Altro

• www.adolescentionline

• www.blustring.it
• www.b2corporate.com
• www.best-control.it
• www.prestiti-online.org
• www.carte-di-credito-online.com
• www.mutuo-prestito.org
• www.assicurazione-auto-online.net
• www.benesseresalute.info

• Le Guide del Fisco
• Le Guide dell'INPS
• Leggi e decreti

• Software free

• Norme comportamento ADC Milano

• Fac simile contratti, domande e simili

• Link utili

• Spese di rappresentanza-inerenza e congruità
• Trattamento fiscale omaggi
• CUD 2009
• Conferimenti d'opera

Gli altri approfondimenti:

• La Partita Doppia

• La natura dei fondi del passivo

• Il libro giornale

• Il reporting e le scelte aziendali

I software gratuiti per la gestione delle imprese

Libro consigliato:

Approfondimenti

Approfondimento del 09.02.2007

 Il sistema informativo

“L’universo sembra formato da una serie di sistemi, ciascuno contenuto in un altro un po’ più grande”. Questa definizione, tratta dal testo Cibernetica e direzione aziendale di  Stafford Beer, ci introduce egregiamente al concetto di impresa.

Molti autori, nel campo dell’economia aziendale e della ragioneria, hanno cercato di sintetizzare con un’espressione il concetto di impresa: le definizioni, quindi, sono molte, ma la maggior parte di esse è basata sulla considerazione che l’azienda è un“sistema economico”.

Per sistema si intende un insieme di elementi materiali ed immateriali legati tra loro da rapporti di reciproca dipendenza che vanno a formare un tutto organizzato.

Il sistema aziendale è un sistema:

• economico, in base alla sua natura;

• aperto, poiché esso entra in contatto con l’ambiente nel quale vive e opera, ambiente che condiziona il sistema e, a sua volta, è condizionato da esso;

• dinamico, in quanto variano nel tempo le sue condizioni di equilibrio.

All’interno di un sistema possono esistere dei sub-sistemi, ovvero delle parti che interagiscono tra loro e sono coordinate in modo da rendere possibile il raggiungimento del fine comune che, nell’impresa, è il conseguimento di un profitto.

Il sistema impresa, quindi, è un sistema unitario, ma al suo interno possono essere distinti vari sub-sistemi. Essi sono:

• il sub-sistema organizzativo;

•  il sub-sistema decisionale;

• il sub sistema informativo.

Questa è la ripartizione classica.

Il sistema organizzativo è dato dalla combinazione più efficiente delle forze materiali, immateriali e personali che operano nell’impresa, dalla individuazione e istituzione degli organi aziendali, dalla attribuzione ad essi delle funzioni aziendali, dalla definizione dei canali di comunicazione esistenti tra i vari organi aziendali.

Il sistema decisionale non è altro che quel sotto-insieme dell’insieme “azienda” che si occupa della gestione ovvero di quel complesso di operazioni, tra loro coordinate, che sono poste in essere dall’impresa per poter raggiungere il proprio fine. A titolo di esempio rientrano tra queste operazioni l’acquisizione di finanziamento, l’acquisto di materie prime ed impianti, l’assunzione di personale dipendente, la vendita di prodotti.

Il sistema informativo è quello che a noi interessa più da vicino. Esso può essere definito come l’insieme dei dati che circolano nell’impresa, delle informazioni ottenibili da tali dati, dei mezzi con i quali tali informazioni sono ottenibili, dei documenti che circolano nell’impresa.

Questi sub-sistemi sono come dei sottoinsiemi di un insieme più vasto che è l’impresa.

L’impresa nel suo complesso è oggetto di studio dell’economia aziendale, mentre, ogni singolo sotto insieme, è oggetto di studio di ulteriori discipline:

• il sistema organizzativo è studiato dall’organizzazione aziendale, dalla psicologia aziendale, dalla sociologia;

• il sistema gestionale è studiato dalla tecnica mercantile, dalla tecnica bancaria, dalla tecnica del commercio internazionale;

• il sistema informativo è studiato dalla ragioneria, dalla statistica e dalla matematica.

Documenti originari, scritture elementari e scritture complesse

Le operazioni aziendali (acquisti di beni, acquisti di impianti, accensione di prestiti, vendite di prodotti, ecc..) formano oggetto delle rilevazioni aziendali. Per rilevazione si intende la determinazione qualitativa e quantitativa dei dati relativi all’impresa e al mercato, la loro classificazione, elaborazione, rappresentazione ed interpretazione.

Nel momento in cui l’impresa effettua un’operazione si procede alla compilazione di alcuni documenti detti documenti originari. Sono documenti originari i contratti di acquisto e di vendita, i contratti per prestazione di servizi; i documenti di trasporto, le fatture di acquisto e di vendita, le ricevute, le quietanze, le bollette del telefono, del gas e della luce, le matrici dei libretti di conto corrente.

I documenti originari:

·       

• hanno una rilevanza giuridica. Essi dimostrano l’esistenza di un’operazione. Ad esempio un contratto di vendita serve a provare l’esistenza di una vendita avvenuta tra l’impresa ed un terzo e stabilisce le condizioni alle quali essa è stata effettuata;

• hanno una funzione di memoria perché servono a lasciare una traccia delle operazioni aziendali compiute: così, ad esempio, la matrice di un assegno può ricordare un prelevamento bancario effettuato per avere della liquidità nell’impresa;

• sono una forma elementare di rilevazione che è alla base di ogni successiva rilevazione.

Alcuni documenti originari sono compilati dall’impresa, mentre altri sono compilati da terzi. Così, ad esempio, le fatture di vendita sono compilate dall’impresa, mentre quelle di acquisto sono compilate da terzi.

Alcuni documenti originari sono obbligatori per legge come i documenti di trasporto, le fatture, le ricevute fiscali, gli scontrini. Altri hanno una rilevanza fiscale poiché al momento della loro emissione devono essere pagate determinate imposte. Ciò accade, ad esempio, nel caso di emissioni di cambiali: esse, infatti, comportano l’obbligo di pagare l’imposta di bollo.

Altri documenti originari non hanno alcun collegamento con la normativa fiscale: è il caso, ad esempio, delle bollette di carico e di scarico del magazzino, degli ordini di pagamento o di riscossione.

Abbiamo detto che i documenti originari sono necessari per poter procedere alla compilazione delle scritture. Proprio per questa ragione, essi sono detti anche pezze d’appoggio. Da essi, infatti, si traggono i dati e le informazioni che confluiscono nelle scritture.

Un’importante distinzione delle scritture è tra:

• scritture elementari;

•  scritture complesse.

Tale distinzione è fatta tenendo conto dell’oggetto della scrittura stessa.

Le scritture elementari sono dette anche scritture ausiliarie. Esse hanno per oggetto un gruppo determinato di operazioni considerate in modo separato rispetto a tutte le altre classi di operazioni aziendali e prescindendo da ogni legame con esse.

Facciamo alcuni esempi per comprendere meglio questo concetto.

Il libro cassa è una scrittura elementare. Sul libro casso si registra un solo gruppo di operazioni, quelle che riguardano la cassa. In questo libro, quindi, sono rilevate le sole entrate e le sole uscite di cassa a prescindere da ogni altra considerazione.

Lo scadenzario è una scrittura elementare. Su tale registro si annota un solo gruppo di operazioni: le scadenze. Nello scadenzario sono rilevate le scadenze di tutti i pagamenti (fatture, bollette, imposte, stipendi, ecc..) e di tutti gli incassi (fatture, fitti, cambiali attive, ecc..) senza tenere conto di nessun altro fattore, ad esempio, senza considerare il mezzo con il quale si deve pagare o incassare la somma (denaro contante, assegni bancari o circolari, ricevute bancarie, cambiali, ecc..).

I partitari dei clienti sono una scrittura elementare. Ogni partitario è intestato ad un cliente e su di esso sono riportate tutte le operazioni intercorse tra azienda e cliente:  emissione di fattura per vendita di merce, pagamenti effettuati con qualsiasi mezzo, concessione di sconti e abbuoni, ecc…

Anche i partitari dei fornitori sono scritture elementari. Ogni partitario è intestato ad un fornitore ed evidenzia tutte le operazioni intercorse tra azienda e fornitore: ricezione della fattura emessa dal fornitore, pagamento totale o parziale della fattura, sconti e abbuoni accordati dal fornitore, ecc..

Altre scritture elementari sono:

• il registro delle fatture di acquisto, nel quale sono riepilogate tutte le fatture ricevute da fornitori di beni e servizi;

• il registro delle fatture di vendita, nel quale sono elencate le fatture emesse dall’impresa in seguito alla vendita di beni e alla prestazione di servizi;

• i registri di magazzino, che hanno come oggetto i beni presenti in magazzino (merci, materie prime, materie sussidiarie, prodotti finiti) e evidenziano le merci ordinate, quelle consegnate dai fornitori, le materie prime immesse nei processi produttivi, i prodotti finiti collocati in magazzino, le merci e i prodotti consegnati o spediti ai clienti, ecc.. ;

• il giornale degli acquisti dove sono annotate le merci ordinate e quelle ricevute;

• il giornale delle vendite dove sono annotate le merci vendute e quelle consegnate;

• i libri delle cambiali. Si tratta di due registri elementari: uno riporta tutte le operazioni che riguardano le cambiali attive, cioè cambiali che devono essere incassate dall’impresa, mentre l’altro indica le operazioni relative alle cambiali passive, cioè cambiali che devono essere pagate dall’impresa.

Un registro elementare particolare e molto importate per l’impresa è la prima nota. Ogni volta che un’operazione è compiuta all’interno dell’impresa si compila, come abbiamo già detto, il relativo documento originario o lo si riceve da terzi. Il documento originario è annotato su un registro detto di prima nota o brogliaccio. Esso indica la data dell’operazione, il tipo di operazione e la sua descrizione, il relativo importo e il riferimento ai documenti originari. La prima nota è un libro cronologico in quanto le operazioni sono indicate su di esso in ordine di data.

Ecco un esempio di prima nota:

La prima nota è un registro molto importante perché permette di tenere una traccia di tutte le operazioni compiute in azienda, e ancora perché serve di preparazione per la redazione del libro giornale che è una scrittura complessa di cui parleremo tra poco e che ci interessa particolarmente da vicino per quanto riguarda il contenuto del nostro corso.

L’esempio da noi riportato di prima nota rappresenta uno dei possibili modi in cui può essere compilato tale registro: infatti, tutte le scritture elementari sono tenute con forme libere. Questo significa che le scritture elementari possono essere compilate su prospetti e schemi che possono essere scelti liberamente dall’impresa. Inoltre non esistono regole particolari alle quali occorre attenersi per la loro compilazione.

Passiamo ora all’esame delle scritture complesse.

Mentre le scritture elementari hanno un oggetto elementare le scritture complesse hanno un oggetto complesso.

Le scritture elementari, infatti, riportano le operazioni relative ad un singolo oggetto (la cassa, le scadenze, le fatture emesse, ecc..) considerato isolatamente rispetto agli altri oggetti.

Le scritture complesse, invece, riportano i dati relativi all’intera gestione aziendale e hanno come scopo quello di evidenziare i risultati conseguiti dall’impresa in un periodo di tempo esaminato.

Queste scritture hanno, come detto, un oggetto complesso che è rappresentato dal reddito e dal capitale dell’impresa. Sui concetti di reddito e di capitale avremo modo di tornare successivamente.

Le scritture complesse tenute all’interno delle imprese sono due:

• il libro giornale;

• il libro mastro.

Il libro giornale è un libro cronologico nel quale sono riportate, in ordine di data, tutte le operazioni compiute dall’impresa. Le operazioni riportate sul libro giornale sono quelle già indicate sulla prima nota. Tuttavia la prima nota, essendo una scrittura elementare, è tenuta in forma libera, mentre il libro giornale è tenuto con regole particolari. Questo significa che le operazioni devono essere indicate sul libro giornale seguendo delle precise regole che sono, per l’appunto, le regole della partita doppia che noi andremo ad esaminare in questo corso.

Un’altra differenza notevole tra  prima nota e libro giornale è che la prima nota ha come scopo esclusivamente quello di lasciare una traccia delle operazioni compiute dall’impresa e di preparare, in questo modo, la redazione del libro giornale. Quest’ultimo, invece, ha una funzione diversa: determinare il reddito conseguito dall’impresa nel corso dell’esercizio e il capitale esistente al termine dell’esercizio.

Il libro mastro non è altro che un insieme di conti. Ognuno di essi riporta le operazioni relative ad un certo oggetto (ad esempio la cassa, gli acquisti, le vendite, ecc..). I partitari dei clienti e dei fornitori, ad esempio, sono dei conti aventi ognuno per oggetto un certo fornitore o un certo cliente.

Il libro mastro, quindi, è una scrittura complessa poiché formata da un insieme di scritture elementari che sono i conti.

Come abbiamo già osservato ogni operazione aziendale dà luogo alla compilazione di uno o più documenti originari. Questi sono annotati nelle scritture elementari dalle quali si traggono i dati per redigere le scritture complesse. Le scritture complesse, infine, servono per la preparazione del bilancio d’esercizio, cioè di quel documento usato dall’impresa per comunicare, ai terzi estranei ad essa, i risultati conseguiti.

Un’altra importante distinzione tra le scritture riguarda le scritture cronologiche e quelle sistematiche.

Abbiamo già avuto modo di dire che la prima nota e il libro giornale sono scritture cronologiche. Esse raccolgono i dati in ordine di tempo.

Tra le scritture sistematiche, invece, abbiamo il libro mastro. Sono scritture sistematiche quelle che riportano i dati in base all’oggetto al quale si riferiscono.

Un’ulteriore distinzione delle scritture può essere fatta a seconda dello strumento usato per la rilevazione. A tale proposito distinguiamo le scritture in:

• contabili;

• extracontabili.

Le scritture contabili si avvalgono dello strumento del conto.

Le scritture extra-contabili non utilizzano lo strumento del conto. Esse possono essere scritture tenute in forma libera o con metodi matematici o statistici.

Il conto

Capire cos’è il conto è fondamentale per comprendere il funzionamento di tutte le scritture contabili.

Il libro giornale è una scrittura contabile. Il libro mastro è una scrittura contabile.

Quindi tutte le scritture che noi esamineremo da vicino durante le lezioni di questo corso sono scritture che impiegano lo strumento del conto.

Ma cos’è un conto?

Il conto non è altro che una serie ordinata di scritture. Il conto si riferisce ad un certo oggetto e ne evidenzia le variazioni e la grandezza.

Facciamo qualche esempio per comprendere questo concetto.

Ipotizziamo di avere il conto “cassa”. La cassa è l’oggetto del conto. Il conto indicherà tutte le operazioni compiute dall’impresa che riguardano la cassa: prelevamenti dalla cassa per effettuare pagamenti in contanti, incassi di fatture in contanti, ecc.. In questo modo il conto evidenzierà le variazioni intervenute nella cassa, le cause di tali variazioni e  la sua consistenza ad un certa data.

Prendiamo il conto “banca Caripe c/c”. Il c/c aperto dall’azienda sulla banca Caripe è l’oggetto del conto. Il conto indicherà tutte le operazioni compiute dall’impresa che riguardano il c/c bancario Caripe: prelevamenti a mezzo assegni, bonifici, versamenti di assegni o di denaro contante, ecc.. In questo modo il conto evidenzierà le variazioni intervenute nel c/c bancario, le cause di tali variazioni e  la sua consistenza ad un certa data.

Così avremo conti aventi per oggetto gli acquisti, le vendite, i costi del personale, i clienti, i fornitori, i debiti e i crediti verso l’erario e così via.

I conti ci accompagneranno durante tutte le lezioni del nostro corso.

I conti possono essere, a seconda dell’estensione dell’oggetto, analitici o sintetici.

Sono conti analitici quelli che hanno un oggetto elementare. Ad esempio il conto avente per oggetto il cliente Rossi, o quello avente per oggetto la cassa, o quello avente per oggetto il c/c acceso presso la banca Caripe.

Sono conti sintetici quelli che hanno un oggetto dato dall’unione di più oggetti elementari tra loro omogenei. Ad esempio il conto acceso ai clienti è un conto sintetico dato dalla riunione dei conti analitici relativi a tutti i clienti dell’impresa. Il conto banche c/c è un conto sintetico dato da tutti i conti analitici relativi ai vari c/c che l’impresa ha presso vari istituti di credito.

I conti possono avere varia forma, un contenuto variabile e possono fornire informazioni più o meno analitiche.

Ma vediamo come si presenta un conto.

Vi proponiamo due immagini:

• la prima è la tipica forma del conto usata da un punto di vista scolastico. E’ quella che utilizzeremo noi nel corso delle nostre lezioni.

• la seconda è la forma con la quale si può presentare il conto nel caso di contabilità tenuta al computer con un apposito programma. In questo secondo caso la forma può subire delle variazioni a seconda del programma di contabilità usato.

Facciamo alcune considerazioni su questi due prospetti.

Il primo è un conto sinottico, cioè un conto che fornisce poche informazioni. Noi, nelle successive lezioni, useremo questi conti limitandoci ad indicare i soli importi delle operazioni. Va detto però che questo è un tipico impiego scolastico del conto. Così facendo, infatti, quando il numero delle operazioni compiute dall’impresa sono molte, diventa impossibile effettuare dei controlli sul conto essendo impossibile risalire all’operazione che ha generato la registrazione. Per cui, di solito, i conti sinottici indicano, oltre all’importo dell’operazione anche la data e i riferimenti ai documenti originari.

Il secondo è un conto descrittivo, cioè un conto nel quale vengono indicate tutte le informazioni necessarie per risalire all’operazione registrata.

Per quanto riguarda la forma entrambi i conti sono dei conti a due sezioni, anche se si presentano in modo diverso.

Si dicono a due sezioni quei conti che impiegano dei prospetti in cui vi sono due colonne che accolgono i dati.

I conti a due sezioni possono essere, a loro volta a sezioni divise o accostate.

I conti a due sezioni si dicono a sezioni divise se il prospetto è diviso in due parti e ognuna di esse riporta data, descrizione e importo dell’operazione. Il primo conto da noi visto, quello usato scolasticamente, è a sezioni divise.

I conti a due sezioni si dicono a sezioni accostate se il prospetto prevede una parte nella quale sono indicate la data, la descrizione e i documenti originarie e una seconda parte composta da due colonne per indicare gli importi: una per il dare e l’altra per l’avere. Sui concetti di dare e avere torneremo in seguito. A queste due colonne se ne può aggiungere un’altra relativa al saldo. Il secondo conto da noi visto è a sezioni accostate.

Il conto può essere anche ad una sola sezione se impiega un prospetto che prevede una sola colonna che accoglie tutti i dati relativi all’oggetto.

Esistono anche i conti a più sezioni, ma sono molto rari nelle imprese.

I conti sono caratterizzati da una particolare terminologia, la cui conoscenza è fondamentale per una buona comprensione delle lezioni successive del corso.

Abbiamo già detto che ogni conto ha un oggetto.

Quando si inizia ad effettuare per la prima volta le registrazioni in un conto si dice che si accende un conto o si apre un conto: ciò vuol dire che si intesta un prospetto all’oggetto del conto e si registra la prima operazione che lo riguarda.

Il conto è diviso in due sezioni: la sezione di sinistra si dice DARE, mentre la sezione di destra si dice AVERE.

Scrivere un valore nel DARE, cioè nella sezione di sinistra, si dice ADDEBITARE il conto.

Scrivere un valore nell’AVERE, cioè nella sezione di destra, si dice ACCREDITARE il conto.

Calcolare il SALDO del conto significa fare la differenza tra il totale di tutti i valori iscritti nel dare e il totale di tutti i valori scritti nell’avere.

CHIUDERE un conto significa calcolare il saldo e scriverlo nella sezione dove il totale è minore.

Scritture obbligatorie e scritture facoltative

Esaminiamo ora un’altra importante distinzione che può essere effettuata tra le scritture: importante per i riflessi giuridici e fiscali.

Le scritture possono essere obbligatorie o facoltative.

Le prime sono quelle scritture che l’azienda deve tenere per rispettare le norme del Codice civile, le norme fiscali o altre leggi speciali.

Le seconde sono scritture che l’azienda non è tenuta a redigere in base a disposizioni di legge, ma tiene per esigenze interne.

Le scritture obbligatorie sono diverse e possono variare a seconda del tipo di azienda, della sua dimensione o della sua veste giuridica.

Senza volere entrare nel merito di questo argomento che ci porterebbe fuori dall’oggetto principale del nostro corso, possiamo dire che la principale scrittura obbligatoria è il libro giornale che deve essere tenuto sia in base alle norme del Codice civile che alle norme fiscali.

Non tutti gli imprenditori devono tenere questo registro. Infatti, sono esclusi dall’obbligo di tenuta del libro giornale, i piccoli imprenditori.

Alcuni libri obbligatori sono previsti dalle sole norme fiscali. I principali sono il registro delle fatture di acquisto e il registro delle fatture emesse.

Non occorre sottovalutare l’importanza dei registri non obbligatori. Essi non sono previsti da norme di legge e, di conseguenza, nel caso di mancata tenuta l’impresa non può incorrere in sanzioni. Tuttavia la loro presenza all’interno dell’impresa è fondamentale: essi permettono all’imprenditore di conoscere ciò che accade in azienda, di evidenziare e verificare i risultati conseguiti. Non si può amministrare ciò che non si conosce.

Sistemi di scritture e metodi di rilevazione

Come abbiamo già detto le scritture elementari sono tenute in forma libera. Le scritture complesse, invece, sono tenute applicando delle regole particolari.

Le scritture complesse hanno un oggetto complesso: il reddito e il capitale. Esse sono composte da una serie di registrazioni tra loro collegate in modo da formare un sistema.

Per sistema si intende un insieme ordinato di scritture tra loro coordinate che si riferiscono ad un oggetto complesso.

Nel corso degli anni la ragioneria ha elaborato vari sistemi contabili:

• il sistema patrimoniale

• il sistema del reddito

• il sistema del capitale e del risultato economico.

Noi ci occuperemo di questi due ultimi sistemi che sono tra loro abbastanza simili. Essi sono quelli normalmente utilizzati dalle imprese. L’uso nella contabilità dell’impresa del sistema patrimoniale è, invece, piuttosto infrequente.

Il sistema del reddito è stato elaborato da Gino Zappa, uno dei padri della ragioneria. Esso prende il nome di sistema del reddito proprio perché il suo scopo è quello di determinare il reddito conseguito dall’impresa.

Il sistema del capitale e del risultato economico deriva dal sistema del reddito e la sua costruzione si deve ad Aldo Amaduzzi. L’introduzione di questo sistema ha avuto come scopo quello di superare talune lacune proprie del sistema del reddito, come vedremo meglio in seguito.

Ogni sistema può essere tenuto con vari metodi.

Per metodo si intendono le regole che devono essere rispettate nel comporre le scritture.

Anche i metodi sono molti. Ogni metodo può applicarsi a vari sistemi.

Il concetto di sistema e quello di metodo sono quindi distinti: il sistema riguarda i contenuti, il metodo la forma. Tuttavia, sistema e metodo sono strettamente connessi l’uno all’altro: il metodo scelto deve adattarsi al sistema usato.

Il metodo della partita doppia è quello utilizzato attualmente.

Il metodo della partita doppia può essere applicato sia al sistema del reddito che al sistema del capitale e del risultato economico. 

Gli altri approfondimenti sull'argomento:

Valorizzare i dati aziendali

Il metodo della partita doppia

Libro giornale

Visualizza gli altri approfondimenti