CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI

COSA PREVEDE, IN MERITO ALLA CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI, IL CODICE CIVILE

Aggiornato al 01.03.2011

La conservazione delle scritture contabili è disciplinata nel Codice civile all’art.2220.

Tale articolo prevede l’obbligo, per gli imprenditori commerciali di conservazione delle scritture contabili.


L’obbligo riguarda i seguenti registri:

  • libro giornale;
  • libro inventari;
  • libri sociali, ovvero:
    • nelle S.p.A. e nelle S.a.p.A.

      • libro soci;
      • libro delle obbligazioni;
      • libro delle adunanze delle assemblee, del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione, del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo della gestione, del comitato esecutivo dell’assemblea degli obbligazioni;
      • libro degli strumenti finanziari;

    • nelle S.r.l.
      • libro soci;
      • libro delle decisioni dei soci;
      • libro degli amministratori;
      • libro del collegio sindacale o del revisore.



L’obbligo di conservazione si estende anche alle fatture, alle lettere e ai telegrammi ricevuti, nonché alle copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti devono essere conservati per dieci anni.

L’obbligo di conservazione delle scritture e dei documenti dell’impresa si estende per un periodo di 10 anni.

In particolare le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione o annotazione.

Quindi, il termine di dieci anni decorre:

  • per il libro giornale dalla data dell’ultima registrazione;

    Esempio:
    Libro giornale. Ultima registrazione fatta in data 20.12.2005.
    Conservazione obbligatoria del registro fino al 20.12.2015.

  • per il libro degli inventari e per i libri sociali dalla data dell’ ultimo verbale;

    Esempio:
    Libro soci. Ultimo verbale fatto in data 01.01.2007.
    Conservazione obbligatoria del registro fino all’01.01.2017.

  • per le fatture dalla loro data;

    Esempio:
    Data fattura emessa 15.02.2008
    Conservazione obbligatoria della fattura fino al 15.02.2018.


Per quanto riguarda le società che cessano la loro attività, l’art.2312 del Codice civile, stabilisce che l’obbligo di conservazione è sempre di dieci anni, ma tale termine decorre dalla cancellazione della società dal registro imprese.

Il termine di dieci anni va calcolato secondo il calendario senza tenere conto del giorno in cui ha inizio il periodo di prescrizione.

Quest’ultima si verifica con lo scadere dell’ultimo giorno. Se il termine così calcolato cade in un giorno festivo, esso viene posticipato al giorno successivo non festivo.


La conservazione delle scritture e dei documenti contabili, fiscalmente è disciplinata dall’art.22 del DPR 600/1973.

Tale articolo stabilisce che le scritture contabili obbligatorie, in base a leggi tributarie, al codice civile o a leggi speciali, devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dal codice civile all’art.2220 o da altre leggi tributarie.

Fino allo stesso termine devono essere conservati gli originali di lettere, telegrammi, fatture ricevuti e copie di lettere, telegrammi spediti e fatture emesse.

L’autorità adita in sede contenziosa può limitare l’obbligo di conservazione delle scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso.

 
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