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L'AZIENDA AeB
Scopo del presente
articolo è quello di evidenziare come lo strumento di excel possa facilmente
aiutare a realizzare un efficace modello di monitoraggio dei key factors
aziendali, in maniera automatica e divertente. Il case study riguarda la
società
AeB che nel
breve periodo si è trovata di fronte alla necessità di sopperire alla
mancanza di un adeguato sistema informativo attraverso la creatività del
proprio controller.
La società
AeB
opera nel settore
manifatturiero ed ha costruito le sue strategie aziendali principalmente su
3 linee di business:
-
Linea 1 con i prodotti ACHILLE e APOLLO
-
Linea 2 con il prodotto GIOVE
-
Linea 3 con MARTE, SATURNO, ULISSE
La società ha operato
per molti anni su mercato prettamente nazionale, andando a consolidare nel
tempo la propria quota di mercato, grazie ad un’attenta cura della qualità
dei propri prodotti e ad una mirata campagna marketing sui principali mass
media (magazine di settore e comunicazione on line su internet). Tre anni fa
il management avendo percepito una maturità del settore nel contesto
nazionale, ha deciso di sondare alcune opportunità finalizzate ad
incrementare il proprio fatturato; la strategia individuata del management è
stata quella di affacciarsi sul mercato internazionale, implementando un
vero e proprio processo di internazionalizzazione step by step. In
particolare sono state siglate parternship commerciali con agenti dei
mercati esteri per abbattere gli iniziali costi di start up. In seguito ad
uno studio approfondito della contesto dei mercati europei, dei competitors
presenti e del grado di appetibilità dei prodotti,
AeB
ha deciso di muovere i
primi passi nei paesi indicati nella figura qui di seguito:
Figura 1 - Internazionalizzazione società
In un simile scenario, il controller della
società si è trovato in poco tempo a dover
gestire un enorme mole
di dati, provenienti da più interlocutori e senza essere supportato da un
adeguato sistema ERP; pertanto si è trovato di fronte alla situazione di
doversi creare in house, un modello di analisi capace di tenere sotto
controllo alcune variabili di riferimento, stabilite con il management:
IL MODELLO DI ANALISI CON EXCELL
Il controller dopo un’attenta analisi della
situazione ha individuato per ogni paese
una persona di
riferimento per la raccolta di dati, che dovevano essere forniti utilizzando
la seguente tabella:
| Quarter |
Mese |
Nomecli |
QTA |
€ |
P/N |
categoria |
costo
std |
costo
del venduto |
| Q1 |
1 |
GERMANY |
10 |
120,00 |
GIOVE |
linea2 |
12,67 |
126,7 |
| Q1 |
1 |
GERMANY |
10 |
154,00 |
GIOVE |
linea2 |
12,51 |
125,1 |
Tabella 2 - Raccolta dati dai paesi europei
Mensilmente si
provvedeva ad alimentare il database (foglio denominato vendite nel
file
excel allegato).
Per ogni paese è stato
realizzato un cruscotto di monitoraggio auto alimentato dal database
vendite, attraverso l’utilizzo della funzione somma associata a delle
condizioni. In sostanza trattasi di una variante della più conosciuta
funzione
somma se
il cui compito è
proprio quello di sommare i soli valori che soddisfano una determinata
condizione.
Il criterio di
valutazione viene posto in argomento alla funzione stessa, la cui sintassi è
la seguente: =SOMMA.SE (Zona;”Criterio”), dove l'argomento Zona è espresso
dalle coordinate o dal nome dell'intervallo numerico da elaborare, mentre
Criterio (fra virgolette) rappresenta la condizione in base alla quale Excel
decide se sommare o meno un valore dell'elenco. Nel case study si è invece
utilizzata una formula come quella riportata qui di seguito:
=+SOMMA(SE(C7=Vendite!$G$3:$G$10000;SE
(A7=Vendite!$C$3:$C$10000;Vendite!$E$3:$E$10000;0)))
In particolare:
-
C7 è la cella che contiene il nome della linea di prodotto
e va confrontata con la colonna G del databese vendite
-
A7 è la cella con indicato il nome del paese di riferimento
e viene confrontato
con la colonna C
sempre presente nel database vendite.
Se le condizioni sono
soddisfatte allora si ottiene la somma richiesta.
L’andamento delle
vendite rispetto ai target prestabiliti, è poi stato rappresentato
graficamente utilizzando la funzione di testo RIPETI, che consente di
replicare un certo carattere per un determinato numero di volte. In
particolare il Carattere e fattore di replica sono gli argomenti della
funzione la cui sintassi è la seguente.
RIPETI(carattere;fattore di replica).
Nel nostro esempio si è
utilizzato:
=RIPETI("n";F7*10)
Dove “n” rappresenta il
carattere windings prescelto e che risulta essere
rappresentato dal seguente simbolo
.
Il fattore di replica è
dato dalla cella contenente la % di scostamento rispetto al target (esempio
E7) moltiplicato per 10.
Il file presenta anche
un foglio di riepilogo di tutti i dati:
-
Analisi complessiva per linea di prodotto
-
Sales analysis per specifico prodotto
-
Profitability analysis per linea di prodotto e per
specifico prodotto
-
Analisi vendite e di profittabilità per paese
Infine è stata
effettuata un benchmarking con i nostri principali competitors.
L’ultimo foglio del
file excel contiene un grafico dinamico ed interattivo , che consente di
scegliere i dati da visualizzare attraverso l’ausilio di un apposito elenco
a discesa.
Il punto di partenza è
la tabella di riepilogo dei dati:
Nella cella A11 si
inserisce la funzione
convalida
per la selezione
del Paese.
Nella cella B11 e C11 è
stata utilizzata la
funzione indice
confronta:
=INDICE(Dati;CONFRONTA(A11;Country;0);2)
La suddetta funzione ha
la medesima finalità della cerca.vert; in pratica dice di confrontare la
nostra cella A11 con la tabella di riepilogo dei dati e di restituire il
dato numerico contenuto nella colonna numero 2 (colonna B).
Si passa poi alla
realizzazione del grafico (istogramma).
Per creare l’elenco a
discesa nel grafico si visualizza la barra degli strumenti del VBA
(Visualizza / barra degli strumenti/Visual basic), si clicca sull’icona con
indicato un martello e la chiave inglese e si sceglie l’icona denominata
casella
combinata.
Il
passo successivo consiste nel ciccare con il tasto destro sulla casella
combinata e
scegliere proprietà.
Nella cella listFillRange si inserirà “Country” elenco dei paesi e nella
cella Linkedcell si inserirà “Riferimento”, ovvero la nostra cella A11.
Seguendo la suddetta
procedura si arriverà ad avere un grafico che muterà dinamicamente alla
scelta del nome del paese richiesto.
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