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  Modalità di convocazione dell'assemblea ordinaria - le regole da seguire per la convocazione dell'assemblea ordinaria

 

 

 
 
 
Approfondimento del 05.09.2016

 

Le regole per la convocazione dell'assemblea ordinaria variano a seconda della veste giuridica della società.

Per le Spa e le Sapa l'avviso di convocazione deve essere pubblicato almeno 15 giorni prima di quello fissato per l'assemblea:

  • sulla Gazzetta Ufficiale

oppure

  • su almeno un quotidiano indicato nello statuto.

Nel caso in cui i quotidiani indicati nello statuto dovessero aver cessato l'attività, l'avviso di convocazione deve essere pubblicato necessariamente sulla Gazzetta Ufficiale.

Per le società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio la convocazione può essere fatta anche mediante comunicazione ai soci con mezzi che garantiscono la prova dell'avvenuto ricevimento (esempio: raccomandata A/R, telegramma, fax con avviso di riscontro, PEC). Tuttavia questa possibilità è ammessa solamente se espressamente prevista dallo statuto. In questo caso il termine per la convocazione è ridotto ad almeno 8 giorni prima di quello fissato per l'assemblea.

Per ciò che concerne le Srl, è l'atto costitutivo a stabilire le modalità di convocazione, purché sia garantita una tempestiva informazione sugli argomenti trattati. In mancanza di una specifica indicazione dell'atto costitutivo, la convocazione deve essere fatta mediante lettera raccomandata ai soci che risultano dal libro soci, spedita almeno 8 giorni prima della data fissata per l'assemblea.

Modalità Termini
Spa e Sapa
Pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale almeno 15 giorni prima
Pubblicazione su un quotidiano indicato dallo statuto almeno 15g giorni prima
Comunicazione ai soci con mezzi che permettono la prova dell'avvenuto ricevimento (per le società non quotate) almeno 8 giorni prima
Srl
Modalità stabilite dall'atto costitutivo almeno 8 giorni prima

La convocazione dell'assemblea ordinaria deve essere fatta a cura degli amministratori.

 

L'avviso di convocazione deve indicare:

  • il giorno;
  • l'ora e il luogo dell'adunanza;
  • l'elenco delle materie trattate.

 

Se non sono state seguite le formalità previste, l'assemblea è regolarmente costituita se:

  • è rappresentato l'intero capitale sociale;
  • partecipa la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo

In questo caso, ogni partecipante, può opporsi alla trattazione degli argomenti sui quali non si ritiene sufficientemente informato.

 

Ai fini del computo dei termini non va considerato il giorno dal quale il termine inizia a decorrere, ma deve essere computato il giorno di scadenza.

L'atto costitutivo potrebbe lasciare anche alla discrezionalità degli amministratori l'individuazione, di volta in volta, dei mezzi di comunicazione. In ogni caso le norme di buona fede e di correttezza impongono che le forme di convocazione alternative non siano così ampie da rendere al socio troppo impegnativo il controllo delle stesse.

Lo statuto di una Spa non può prevedere una sola modalità di convocazione rivolta indistintamente alla generalità dei soci diverse dalla pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale o su almeno un quotidiano indicato dallo statuto (Consiglio Notarile di Milano massima n.11/2004).

Pur non essendo specificato dalla legge alcun requisito circa i quotidiani sui quali può essere effettuata la pubblicazione, si deve ritenere che essi debbano essere tali da garantire un'effettiva pubblicità, di conseguenza dovrebbero essere scelti quotidiani a carattere generale e aventi una rilevanza nazionale. Una scelta diversa potrebbe essere giustificata in base ad una particolare compagine aziendale.

Appare dubbia la possibilità di convocazione a mezzo di quotidiani on line.

La semplice affissione dell'avviso di convocazione presso la sede sociale non sembra rappresentare una idonea forma di convocazione, poiché non garantisce che i soci ne prendono tempestivamente conoscenza.

 
   

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