|
Dall'informazione al reporting
La crescita
aziendale in termini di dimensioni unita alla maggiore complessità dello
scenario economico comportano una maggiore difficoltà nel coordinare tutte
le aree aziendali in modo che vengano perseguiti e raggiunti gli obiettivi
prescelti.
Per questa
ragione diventa ancora più impellente la necessità di fornire informazioni a
coloro che all’interno dell’organizzazione aziendale devono assicurare i
risultati. Con una corretta ed efficace divulgazione di informazioni
potranno essere fatte le verifiche e le correzioni necessarie a mantenere
ciascuno nel proprio ambito la “rotta” concordata.
Per venire
incontro a questa necessità risulta importante sviluppare ed implementare un
sistema di reporting inteso come un processo
di raccolta dati finalizzato non alla semplice
comunicazione ma anche come strumento di crescita per le singole aree ed in
definitiva per tutta l’azienda.
Senza un
adeguato sistema di reporting il processo decisionale aziendale
sarebbe privo di efficacia in quanto in seguito alle fasi di definizione
degli obiettivi e di implementazione delle azioni necessarie a raggiungerli
non ci sarebbe un tempestivo riscontro che evidenzi i risultati raggiunti e
le cause degli eventuali insuccessi.
L’aspetto
critico nell’implementazione di un sistema di reporting è la scelta
del tipo e del numero di informazioni da produrre. Bisogna evitare l’errore
di produrre un numero eccessivo di informazioni, nel quale risulterà poi
difficile orientarsi, ma è necessario concentrarsi solo su quelle più
significative ed utili a definire le scelte e le misure correttive (aspetti
critici di successo). Per fattori critici di
successo intendiamo tutti
quegli
aspetti che contribuiscono ad avere una posizione vincente nel mercato in
cui si opera.
In base all’ambiente in cui si è chiamati a competere cambiano gli aspetti
critici da curare.
IL
DASHBOARD
Un numero
eccessivo di dati può produrre solo confusione ed alla fine è valida
l’equazione che troppi dati corrispondono molto spesso a nessun dato utile.
Tali dati per incontrare il minor numero possibile di resistenze all’interno
dell’organizzazione devono essere espressi in forme facili da comprendere
come grafici e tabelle. Una chiara comprensione del dato
rende più
facile il suo utilizzo come legittimazione delle decisioni da prendere.
Per tutte
queste ragioni si diffondono sempre di più nelle aziende quelli che vengono
definiti dei cruscotti aziendali meglio noti come dashboard o come
tableau de board.
Si tratta di
una sintesi dei dati sull’andamento aziendale che si concentrano sui
principali indicatori in grado di esprimere l’andamento generale
dell’azienda.
Una volta
individuate le tipologie di informazioni che è necessario produrre occorre
definire a chi distribuirle. Il quadro di sintesi come abbiamo già accennato
è destinato alla direzione che sulla base delle indicazioni di massima dovrà
prendere decisioni e richiederà dettagli per meglio pianificare le proprie
azioni. Sul mercato esistono diversi software di
cruscotti
aziendali, dalla grafica sicuramente accattivante ed anche di facile
utilizzo; in ogni caso se si vuole ottenere un risultato analogo senza alcun
investimento è possibile procedere alla costruzione di un dashboard
anche attraverso l’ausilio di excel.
Al presente
documento è allegato un foglio di lavoro che replica quanto normalmente
viene mostrato in azienda per produrre informazioni generali sugli aspetti
principali della gestione.
Il file è
costituito da un foglio “Dati” dove sono inserite mensilmente tutte le
informazioni ritenute strategiche e un foglio “Dashboard” dove sono
rappresentati alcuni dati sia sotto forma numerica che in forma grafica. I
due fogli sono tra loro collegati secondo la logica Input-Output.
La
costruzione del dashboard richiede pazienza e creatività, tuttavia
seguendo passo passo quanto riportato nelle pagine successive si può
arrivare ad ottenere dei buoni risultati e con un elevato grado di
personalizzazione.
Nel foglio
Dashboard, in particolare per la colonna che ha la funzione di evidenziare i
migliori dati espressi nel corso dell’anno sono state attivate le funzioni
=Max() e =Min() che confrontano i dati e selezionano la miglior prestazione
conseguita.
 |
