SPESE DI OSPITALITA' DEI FORNITORI
QUANDO SONO DEDUCIBILI
Le spese di ospitalità dei fornitori rappresentano un tema complesso e cruciale per molte aziende, specialmente quando si tratta di stabilirne la corretta deducibilità fiscale.
L’ospitalità può includere il vitto, l'alloggio e i viaggi per i fornitori in occasione di meeting, manutenzioni, audit e altre attività lavorative. Ma quali sono i casi in cui queste spese sono deducibili? E come riconoscerle correttamente nella contabilità aziendale? In questo approfondimento esamineremo quando le spese di ospitalità sono deducibili e quando, invece, potrebbero essere considerate spese di rappresentanza o soggette a specifici vincoli.
SPESE DI OSPITALITA' DEI FORNITORI: QUALI SONO?
Le spese di ospitalità per i fornitori si riferiscono a tutti quei costi sostenuti da un’azienda per garantire il vitto, l’alloggio e i trasporti necessari ai suoi partner commerciali in situazioni lavorative.
Alcuni esempi includono:
- il pernottamento di un fornitore per consentire la manutenzione di un macchinario presso la sede aziendale;
- pranzi e cene offerti durante meeting o audit;
- rimborso spese per vitto e alloggio di professionisti come avvocati o formatori, per garantirne la permanenza durante incarichi temporanei.
SPESE DI OSPITALITÀ: QUANDO SONO DEDUCIBLII?
La deducibilità delle spese di ospitalità dipende dal contesto e dallo scopo per cui queste spese vengono sostenute.
Un aspetto fondamentale da considerare è chi sostiene la spesa:
- SPESE SOSTENUTE DIRETTAMENTE DAL FORNITORE
Se è il fornitore a sostenere direttamente le spese per vitto, alloggio o trasporto, queste si sommano al compenso totale da fatturare all’azienda committente.
Ad esempio, un avvocato che sostiene spese per 100 euro di pernottamento e richiede un compenso di 1.000 euro, emetterà una fattura di 1.100 euro, comprensiva delle spese di ospitalità. In questo caso, l’IVA pagata dal fornitore sulle spese sarà detraibile, essendo parte della sua prestazione complessiva.
- SPESE SOSTENUTE DIRETTAMENTE DAL CLIENTE
Quando l’azienda committente si fa carico delle spese di ospitalità del fornitore, la deducibilità varia a seconda delle motivazioni e dell’inquadramento delle spese.
Infatti, queste possono rientrare tra le spese di rappresentanza.
QUANDO LE SPESE DI OSPITALITÀ SONO CONSIDERATE SPESE DI RAPPRESENTANZA?
Le spese di rappresentanza sono costi sostenuti da un’azienda per finalità promozionali o di pubbliche relazioni, mirate a consolidare l’immagine aziendale.
Secondo l’Agenzia delle Entrate, queste spese si rivolgono solitamente a clienti o a soggetti con i quali l’azienda desidera mantenere buoni rapporti istituzionali, e spesso non sono direttamente legate ai ricavi aziendali.
IMPORTANTE: le spese di ospitalità sostenute per fornitori durante eventi come fiere potrebbero non essere deducibili al 100%, perché rientrano tra le spese di rappresentanza. Un’eccezione riguarda invece gli agenti, che sono fornitori, ma per i quali il Decreto riguardante le spese di rappresentanza non fornisce indicazioni precise. In questi casi, la deducibilità deve essere valutata in base ai principi generali dell’articolo 109 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).
SPESE PER VITTO E ALLOGGIO DI PROFESSIONISTI
La Circolare 31/E/2014 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che le spese di vitto e alloggio sostenute per un professionista, come un formatore, non sono da considerarsi spese di rappresentanza. Se un’azienda organizza un corso per i dipendenti e offre vitto e alloggio al formatore, questi costi devono essere registrati insieme alla fattura del compenso professionale e non come spese di rappresentanza. Ciò significa che, in tale contesto, l’azienda non subirà limitazioni di deducibilità su tali spese.
SPESE DI OSPITALITÀ E IVA: LE INDICAZIONI DELLA CORTE DI GIUSTIZIA UE
In ambito IVA, nella sentenza C-371/07, la Corte di Giustizia dell’Unione Europea ha stabilito che le spese per buffet o catering durante riunioni aziendali non rientrano nelle spese di rappresentanza. In questi casi, infatti, le spese hanno l’obiettivo primario di favorire l’efficienza dell’incontro riducendo i tempi di pausa e non si configurano come gratuità o favore per il fornitore. Questo principio è utile quando un’azienda si trova a offrire pasti o spuntini in contesti lavorativi specifici.
LA NORMA DI COMPORTAMENTO 177 DELL’AIDC: SPESE PER MEETING CON AGENTI
Un’altra interpretazione interessante viene dall’AIDC (Associazione Italiana Dottori Commercialisti) che, con la Norma di Comportamento 177, ha escluso la natura di spesa di rappresentanza per i costi di ospitalità sostenuti durante meeting con gli agenti commerciali.
Gli agenti, pur essendo fornitori, non partecipano a questi incontri a fini promozionali o di pubbliche relazioni, bensì per svolgere attività operative direttamente connesse agli obiettivi aziendali.
CONSIGLI PRATICI PER LE AZIENDE
Di seguito riportiamo alcuni suggerimenti da tenere presente.
- Chiarire sempre la finalità della spesa. Quando si sostiene una spesa di ospitalità per un fornitore, è essenziale precisare se la stessa sia necessaria per l’esecuzione di un contratto o se risponde a scopi promozionali. Questo può essere utile in sede di controllo per dimostrare l’inerenza e giustificare la deducibilità fiscale.
- Documentare le spese in modo accurato. Fatture, contratti e documenti contabili devono evidenziare chiaramente le finalità della spesa. Ad esempio, se si sostiene una spesa per vitto e alloggio di un professionista, essa va contabilizzata insieme al compenso, seguendo le linee guida fornite dalla Circolare 31/E/2014.
- Prestare attenzione all’IVA. Anche se il regime fiscale per le imposte dirette considera le spese non di rappresentanza, è importante ricordare che l’IVA applicata potrebbe richiedere valutazioni specifiche.
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